חזרה לגלריה
רקע
בסקר שערכה חברת ROI Communication בקרב 697 חברות מובילות, עולה כי “השקעה של החברות בתקשורת ארגונית ואפקטיביות התקשורת, מנבאות באופן מובהק הכנסות גבוהות יותר למניה.
עובדים מעורבים יותר בנעשה בארגון הם מחויבים יותר לארגון ויצרניים יותר.
הכאב
חוסר תקשורת בין המחלקות השונות גורם להרבה אי הבנות, עיכובים בלו”ז והפסדים כספיים בגלל תהליכי עבודה לא מסודרים.
העובדים לא תמיד מכירים את החזון של הארגון והנעשה בארגון מעבר לתפקיד הצר שהם ממלאים, דבר היוצר תחושה של חוסר שייכות ונאמנות.
בימים אלו שהעבודה עוברת לפחות בחלקה לעבודה מהבית בעיות אלו אף מתחדדות וגורמות לתחושה של חוסר יציבות.
האתגר
• ליצור מותג ארגוני פנימי חזק שמגביר את תחושת הגאווה והמחויבות של האנשים לארגון,
זאת ע”י שיתוף כל העבודים על מה שקורה בחברה
• הפיכת החזון והיעדים העסקיים לברורים ומנחי פעולה
• ליצור תשתית ותהליכי תקשורת שיבטיחו עמידה ביעדים
• ליצור דיאלוג, שיתוף פעולה ותיאום בין היחידות העסקיות
• להעביר מידע מסונכרן בזמן אחד (למשל שקיפות סטטוס של תקציבים)
• לצמצם את הצורך במעבר בין סביבות עבודה שונות
קהל היעד
כל העובדים בארגון גדול בכל המחלקות ובכל הדרגים
מחקר
• שיחות עם קולגות לאורך השנים במארגונים שונים שעבדתי
• קריאת מאמרים מהארץ ומחו”ל על חשיבות התקשורת הפנים ארגונית.
• בדיקת מערכות קיימות לתקשורת פנים ארגונית: הרשמה לניסיון, צפייה בטוטוריאלים ביוטיוב: מנדיי, אסנה, קליק אפ.
• קראתי ביקורות משתמשים על מספר מערכות קיימות
תובנות:
• עובדים בארגונים גדולים מרגישים מנותקים ממה שקורה בחברה מה שמוביל לרמה מסויימת של תסכול.
• אין מערכת דומה שמשלבת פורטל ארגוני וסביבת עבודה מותאמת אישית (מה ש”מחייב” את העובד לעבור דרך חדשות הארגון ללא צורך בפעולה יזומה מצידו).
• המערכות המוכרות בשוק מציעות המון אפשרויות של בניית תקשורת בין אנשים ובניה גמישה לפי צרכים. אבל יחד עם זאת המשתמש יכול ל”טבוע” בים האפשרויות ובסוף לזנוח את השימוש במערכת.
• עובדים נכנסים לפורטל רק לצורך משהו ספציפי והפורטל איננו מהווה חלק משגרת יומו.
4 סוגי פרסונות
שם: יצחק ארבל
גיל: 56
השכלה: תואר שני במנהל עסקים אוניברסיטת ת”א
שנות ניסיון: 20+
מצב משפחתי: נשוי + 3
מגורים: בית יהושע שבשרון
רקע
נכנס לתפקיד לפני כחודש, מחליף את המנכל הפורש. לפני כן היה סמנכ”ל בחברת שיווק גדולה.
מגיע למשרדים כל יום בשעה 06:00 על מנת להימנע מהפקקים של הבוקר ומנצל את השעות השקטות של הבוקר ללמוד על הפרויקטים שהחברה מפתחת, בודק סטטוס של כל פרויקט ומנסה להבין את תהליכי העבודה בחברה.
תחום אחריות
• לתת יעדים לטווח הקצר והארוך, לתכנן וליישם אסטרטגיית צמיחה ביחס לחזון החברה
• בדיקת סיכויים עסקיים ע”י לימוד מגמות השוק
• זיהוי הזדמנויות לשיפור, הפחתת עלויות ושיפור מערכות בארגון.
• בניית אסטרטגיית המוצרים ומפת הדרכים הטכנולוגית של החברה
• דיווחים חודשיים לדירקטוריון
הכאב
יצחק אמנם מקבל חפיפה מהמנכ”ל היוצא, בכל יום הוא מלווה אותו לכל הפגישות בחברה ומחוצה לה, אבל מאחר ומדובר בחברה גדולה בתחום פעילות שהוא פחות מנוסה בו, הוא מתקשה לראות את התמונה הכוללת, להבין לעומק כל פרויקט ומה הם תעדופי הפרויקטים.
שם: אלדד לוי
גיל: 43
השכלה: מהנדס תוכנה בוגר הטכניון
שנות ניסיון: 16 שנים בפיתוח
מוצרים דיגיטליים
מצב משפחתי: נשוי + 2
מגורים: ראשון לציון
רקע
המחלקה כוללת את המתכנתים, מנהלי המוצרים ו QA.
עובד בחברה קרוב ל-7 שנים.
אלדד מגיע לעבודה כל בוקר ברכבת ונוהג לנצל את הזמן ברכבת להתעדכן לקראת יום העבודה, לעבור על היומן שלו בטלפון ולפעמים גם פותח את הלפטופ על מנת לבדוק סטטוס של פרויקטים.
תחום אחריות
• אחראי על הביצוע וההצלחה של חבילת המוצרים
• דאגה ליתרון תחרותי, הגדלה והרחבה של מערך המוצרים שיכול להגדיל את טביעת הרגל וההיצע של החברה.
• להיות שותף פעיל בבניית אסטרטגיית המוצרים ומפת הדרכים הטכנולוגית של החברה
הכאב
אם הוא רוצה להתעדכן בסטטוס של מוצרים הנמצאים בשלבי מחקר ועיצוב נדרש ממנו להתעדכן ישירות מול מנהלי המוצר אם זה במיילים, טלפון או ישיבות צוות שגוזלות המון זמן עבודה.
שם: הגר שמואל
גיל: 36
השכלה: בעלת תואר שני בפסיכולוגיה ארגונית
שנות ניסיון: 11 שנים
מצב משפחתי: נשואה + 2 ילדים בגילאי גן ויסודי
מגורים: רעננה
רקע
הגר צריכה לצאת כל יום מהמשרד בשעה 15:30 לאסוף את הילדים מהמסגרות.
בשעות הערב היא משלימה את שעות העבודה מהבית.
תחום אחריות
בעולם דינאמי וגלובלי מטרתה של הגר היא שתחלופת העובדים תהייה נמוכה ככול שניתן. כל הגיוסים בחברה, הערכות ביצועים של העובדים, הדרכות מקצועיות, רווחת העובדים, שכר ותנאי עבודה.
ביצוע אסטרטגיות לניהול כישרונות כדי לתמוך בתוכניות הצמיחה והתפתחות הפרט,
ניהול סקרים של שביעות רצון העובדים, מעורבות עובדים לאורך כל השנה וסיכום הביצועים.
הגר מנהלת קבוצה של 6 מנהלות משאבי אנוש, אשר 4 מהן מגייסות לפי מחלקות והשתיים האחרות אחראיות על הדרכות מקצועיות בארגון, רווחת העובדים וכיו”ב.
עוברת על מיילים, מקיימת פגישות יומיות עם הצוות לצורך התעדכנות, משתתפת בפגישות הנהלה, מאשרת תקציבים לתקנים במחלקות, מעורבת בקהילות משאבי אנוש
הכאב
הגר צריכה לקיים פגישת צוות לפחות פעם ביומיים על מנת להתעדכן בדרישות השונות של המחלקות: הוספת תקנים, החלפת עובדים, הכשרות מקצועיות או הערכות עובדים.
כשהיא עובדת מהבית בשעות הערב, אין לה גישה לסיכום יום העבודה, האם נחתמו חוזים עם עובדים חדשים, מה התקדם בתחום ההכשרות המקצועיות וכיו”ב התקדם בתחום ההכשרות המקצועיות וכיו”ב
שם: מעיין יצחק
גיל: 28
השכלה: תואר ראשון במדעי הרוח
שנות ניסיון: 4 שנים בחברה
מצב משפחתי: רווקה
מגורים: תל אביב
רקע
עובדת בחברה כ- 4 שנים ועדיין לא בטוחה לאיזה כיוון היא רוצה לקחת את הקריירה שלה והאם יש תחום בחברה הזאת שתוכל להתקדם בו.
תחום אחריות
• קבלת דרישות טיפול בהזמנת ורכש מלאי החברה
• ניהול מו”מ עם ספקים, תוך שמירה על מסגרת התקציב השנתית.
הכאב
תנאי העבודה שלה נוחים אבל היא לא מרגישה חיבור רגשי לארגון מאחר והיא לא ממש מעורה במה שהחברה עושה.
הפתרון
הקמת פורטל חברה עם קישור למערכת פנים ארגונית. בפורטל כל עובד יוכל להתעדכן בכל מה שקורה בחברה באופן שוטף: דפי מוצר המסבירים על כל מוצר, עדכון על מוצרים חדשים שיצאו לשוק, השתתפות בתערוכות בעולם, PR של החברה, עובדים חדשים שהצטרפו, תמונות מאירועי חברה וכיו”ב. כמו כן תהיה גישה ישירה במקום בולט לספר הטלפונים, חילן ושאר יישומונים שנמצאים בשימוש שוטף ללא צורך לעבור סביבות עבודה.
עובדים שיש להם שימוש במערכת הפנימית יקבלו מ-IT הרשאות לחלקים הרלוונטיים לתפקידם במערכת
המספקת תקשורת ושקיפות עם היחידות בארגון איתן יש לו ממשק עבודה.
סביבת העבודה של המנכ"ל - מר יצחק הראל
למנכ”ל יש גישה לכל המידע ברמה הגבוהה: דשבורד עם גרפים של כל סוגי המידע ומסכים ספציפיים לפי מחלקות
גרירה של וויג’טים
אפשרות לשנות את ה-UI למסך כהה באמצעות טוגל
סביבת העבודה של מנהל מחלקת טכנולוגיה - וניהול סטודיו
מסך מוצרים בעבודה- בריף, צוותי עבודה, סטטוס וכיו”ב.
מסך פלקסי:
לחיצה על נתון תפתח וילון עם “דריל-דאוון” לאותו הנתון. למשל, לחיצה על שם של אדם תפתח וילון עם הפרטים שלו כגון תפקיד, טלפון נייד, שלוחה, מספר חדר וכיו”ב.
בדוגמה המוצגת אפשר לראות פירוט תקציב של הפרויקט וסטטוס התקציב.
הפירוט מוזן מהחלק במערכת בו כל עובד מזין את פירוט שעות העבודה שלו על כל פרויקט ביום.
עריכה:
הרשאה למנהל מחלקת טכנולוגיה לבצע עריכה ושינויים.
בדוגמה: החלפת מנהל המוצר ושליחת הודעה למנהל היוצא והנכנס.
סביבת העבודה של מפתח מחלקת טכנולוגיה - ומעצב
שיוך יעשה ע”י המנהל הישיר (למשל מנהל סטודיו, מנהל פרוייקט, או מנהל טכנולגיה).
סביבת העבודה של סמנכ"ל משאבי אנוש - הגר שמואל
למחלקת משאבי אנוש יש דשבורד ותפריט משלה (בצד ימין) בהתאמה לצרכים של המחלקה. בדוגמה אפשר לראות מסך של רשימות העובדים עם אפשרויות סינון שונות.
